بازرسی اساس مهم هر تشکیلاتی محسوب میگردد،که دامنه فعالیت آن بهبودراندمان کاری وپیشبرد آن جهت حصول اطمینان و صحه گذاری محصول تولیدشده می باشد. واین منطق کماکان در واحدتولیدی وجوددارد.
تعریف سازمان :
یک سازمان متشکل از گروهی از افراد است که برای نیل به اهدافی معین فعالیت و با داشتن هدفهای کلی به نسبت شخص دارای یک ساختار رسمی هستند .
تعریف بازرسی :
بازرسی عبارتست از نظارت و کنترل منظم و مستمر بر کلیه محصولات تولیدی ، به عبارت دیگر نظارت بر حسن اجرای دقیق طرحها و برنامه هاواجرایی تولیدات یک سازمان می باشد .
تعریف نظارت :
اطلاع دقیق از چگونگی عملکردهای تولید محصول، که هدف ان کنترل و مطابقت محصولات با اهداف ،استانداردها و دستورالعملها می باشد.
تعریف کنترل :
فرآیندی است که ذینفعان از طریق آن نسبت به عملکرد واحدتولیدی با فعالیتهای برنامه ریزی و محاسبه شده اطمینان حاصل می کنند .
ارکان بازرسی :
الف ) بازرس : فردی است که به نمایندگی از سوی مسئول مافوق یک تشکیلات ( کارفرما ، مدیر کل ، رئیس سازمان و … ) برای نظارت بر اجرای صحیح وظایف محوله برابر وظایف قانونی مربوطه یک سازمان مأموریت یافته است .
ب ) تیمهای بازرسی : متشکل از چند کارشناس مجرب با یک مسئول متناسب با موضوع برای انجام بازرسی از سازمان مشخص با اعلام قبلی
ج ) آرشیو بازرسی : بایگانی یا به عبارتی در اختیار داشتن اطلاعات کیفی مربوط به تولیدات یک سازمان می باشد.
اهداف موردنظر بازرسی :
الف ) حصول اطمینان از نظر اجرای استانداردها ، دستورالعملها ورویه های اجرایی ابلاغ شده به شرکت بازرسی
ب ) بهینه سازی راندمان کاری با روش های استاندارد وارزیابی شده در سازمان بازرسی شونده .
د ) بررسی عملکرد بخشهای مختلف تولید در سازمان بازرسی شونده به منظور کاهش هزینه محصول نامنطبق اطلاع رسانی وارایه گزارشات وپذیرش وعدم پذیرش محصول نهایی باتطبیق محصول بااستفاده از استانداردهای مرتبط ودستورالعمل های ارایه شده
هـ ) تهیه گزارش از موارد تولید نامنطبق در سازمان بازرسی شونده به منظور اطلاع رسانی و اصلاح امور .
و ) پیشگیری از بحرانهای حاصله بوسیله اطلاع رسانی از مشکلات موجود به مدیران ارشد
مشخصات و ویژگیهای یک بازرس :
1- بازرس علاوه بر تخصص در زمینه های مدیریتی و فنی ، باید تجربه کاری کافی در زمینه امور محوله داشته باشد .
2- فردی مورد وثوق ، شناخته شده ، دلسوز و حافظ اسرار سازمان بازرسی شونده باشد .
3- بدور از حب و بغض و تعصب در بازرسیهای محوله انجام وظیفه کند.
4- آشنا و مسلط به استاندارد ها ، آئین نامه ها و دستورالعمل های مربوطه باشد.
5- توان تجزیه و تحلیل دستورالعملها واستاندارد ها و مطابقت آنها با محصول تولیدی را دارا باشد .
6- توجهی به شایعات نداشته و به هیچ وجه تحت تأثیر جریانهای خاص منطقه ای ، اختلافهای شخصی و جریانهای سیاسی قرار نگیرد .
7- از موضوع مورد بازرسی فاصله نگیرد ، بصیر و مطلع در کلیه امورمحوله باشد .
8- بازرس باید توان و قدرت دستیابی به مدارک طبقه بندی شده و دیگر اسناد مورد بازرسی خویش را داشته باشد .
9- قدرت و توان تحقیق و تفحص منطقی قضایا و مسائل واصله را داشته باشد .
10- از قضاوتهای آنی و عجولانه پرهیز کند و به اندک تفکر موضوع مورد بازرسی اکتفا نکند.
انواع بازرسیها :
1- بازرسی موردی : در بازرسی موردی زمان معین مطرح نیست ، بلکه این روش در مورد موضوعهای مشخص ارجاعی از تشکیلات معین انجام می پذیرد .
3- بازرسی ادواری : این روش طبق برنامه پیش بینی شده باتوجه به درخواست کارفرما در هرپروژه براساس تحلیلها و بررسیهای دفتر بازرسی صورت می پذیرد.
4- بازرسی مقیم : این روش بازرسی که جامع ترین نوع بازرسی محسوب می شود بصورت انفرادی وتیمی صورت می پذیرد.نفرات بازرس موظف می باشند،درتمام تولید تولید درسازمان یازرسی شونده حضوربه عمل رسانند.
شیوه کار بازرسی :
منظور از شیوه کار یک بازرس ، نحوه کیفیت رفتار و عملکرد وی با مدیر ، مسئولان ، پرسنل تحت امر بازرسی شونده می باشد که بشرح ذیل تقدیم میگردد :
1- شرکت بازرس می بایست قبل از عزیمت بازرس به واحدتولیدی درخصوص معرفی ناظر بهکارفرما و واحدتولیدی به شکل کتبی اقدام نماید.بازرس نیزموظف است، بابه همرا داشتن رونوشت مکتوب به سازمان مراجه نماید.
2- باتوجه به موضوع و مدت زمان بازرسی ، تمهیدات لازم برای هر مرحله از بازرسی ، توسط بازرس برنامه ریزی شود .
4- بازرس باید نسبت به شناخت کانالهای مورداستفاده در سازمان مزبور اعم از پرسنل ، مدارک و اسناد و دیگر امکانات ملزوم اقدام کند .
5- تجزیه و تحلیل وظایف محوله در حدود اختیارات اعضاء ( اعم از رئیس و سایر پرسنل ) سازمان بازرسی شونده و لحاظ کردن نکته های یادشده در حیطه وظیفه هر عضو و انجام بازرسی براساس آن .
6- بازرس باید با امعان نظر نسبت به جریانهای سیاسی و اختلافهای محلی ، بشدت از دخالت و یا تحت تأثیر قرار گرفتن آنها اجتناب کند .
7-زمان ورورو خروج بازرس به سازمان می بایست منظم ومطابق بازمان انجام فعالیت سازمان بازرسی شونده باشد.